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Qualificação de Fornecedores para Drogarias

27/12/2016

 

🔊 Você sabe o que é Qualificação de Fornecedores? A Qualificação de Fornecedores de sua drogaria ou farmácia já está pronta? Está Atualizada? 

 

A Qualificação de Fornecedores também se aplica as drogarias e farmácias sem manipulação. Muitas Vigilâncias Sanitárias já cobram a apresentação dessa qualificação junto a outros documentos para o Licenciamento Sanitário. E, mesmo que a Vigilância Sanitária de sua região ainda não cobre, você já sabe que é um dos documentos obrigatórios. ;)

 

Seja muito bem-vindo a nossa 4Farma Class Especial! O tema de hoje é um assunto que é sempre levantado em meus cursos e treinamentos sobre Boas Práticas em Farmácias. Desenvolvi este conteúdo e após publicação na minha página do Facebook, o revisei e transformei nesta 4Farma Class Especial. E hoje vamos conversar sobre o Qualificação de Fornecedores para Drogarias e Farmácias Sem Manipulação.

 

Aproveitando... Como sempre, meu imenso [ AGRADECIMENTO ] por você acompanhar os conteúdos do blog 4Farma, da página no Facebook, curtir, compartilhar e deixar seus comentários! Muuuuito obrigada!!! 🙏 Minha missão é descomplicar a sua atuação como Farmacêutico em Farmácias e Drogarias. E é através de sua interação e seus comentários nos posts que posso ajustar os conteúdos que são mais relevantes para você 😉

 

Aproveite!

 

Para começar:

🚩O que é Qualificação de Fornecedores?
👉 Bem, vamos conversar sobre a aplicação em drogarias e farmácias sem manipulação. Também existem regras mais específicas para Farmácias com Manipulação, mas não trataremos desse tema agora. Ok?

 

👉 A Qualificação de Fornecedores está relacionada aos conceitos de Qualidade. Após alguns anos da vigência da RDC 44/09 (Boas Práticas de Farmácia), é que algumas Vigilâncias Sanitárias passaram a cobrar a documentação referente a Qualificação de Fornecedores.

 

🎯 Resumidamente é a documentação que COMPROVA que o estabelecimento adquire produtos (não é só para medicamentos!) de fornecedores legalizados e regulares junto aos órgãos de fiscalização. São os fornecedores APROVADOS pela empresa, mas que também devem ter os devidos licenciamentos.

 

🚩E onde está previsto isso? 
👉 Na RDC 44/09, artigo 31, temos:
“As farmácias e drogarias devem estabelecer, DOCUMENTAR e implementar critérios para garantir a origem e qualidade dos produtos adquiridos.” [ caixa alta e negrito para destacar ]

 

👉 E só para relembrar o nosso Código de Ética Farmacêutica – Resolução CFF 596/14, Art. 12, Inciso XIV – Deveres do Farmacêutico:
“Recusar o recebimento de mercadorias ou produtos sem rastreabilidade de sua origem, sem nota fiscal ou em desacordo com a legislação vigente.”

Sim, você terá que solicitar a documentação e conferir. Recomenda-se avaliar sempre que um fornecedor novo for cadastrado, e ter reavaliações periódicas previstas no seu POP para Aquisições (pelo menos uma revisão anual).

 

🚩Ahhh Mas se eu compro de um fornecedor e ele não tiver um ou outro documento, não terá problema. Nunca teve! 😤
👉 Pois é... Lembra daquela propaganda ‘Vai que...’ 😨

👉 O nosso papel é realizar os procedimentos corretos, dentro de nossas Responsabilidades, dentro dos limites da Lei.
👉 Só para lembrar... Por mais que você compre produtos com Nota Fiscal, recolha e pague os impostos devidos, tenha uma ótima gestão de estoque... Se a mercadoria que ele te vendeu é de procedência, digamos, "duvidosa"... O estabelecimento responde solidariamente. Você como Responsável Técnico e os Responsáveis Legais respondem solidariamente. Além do Código de Defesa do Consumidor (CDC), a Portaria SVS/MS 802/98 já estabelecia o Sistema de Controle e Fiscalização em TODA a cadeia dos Produtos Farmacêuticos. Em seu artigo 2º temos: 

“A cadeia dos produtos farmacêuticos abrange as etapas da produção, distribuição, transporte e DISPENSAÇÃO” [caixa alta para destacar]

 

👉 E para reforçar... No Parágrafo Único deste mesmo artigo (P. 802/98, art. 2º):

“As empresas responsáveis por cada uma destas etapas SÃO SOLIDARIAMENTE RESPONSÁVEIS pela qualidade e segurança dos produtos farmacêuticos objetos de suas atividades específicas” [caixa alta para destacar]

Ou seja... você responderá também! 

 

🚩 E como faço essa Qualificação? 
Pegou seu caderninho 📚? Anote aí 😉
👉 Em termos de normas Federais não há um padrão oficial, se tem capa ou não; os dados mínimos; impresso, manuscrito ou digital, etc. 

[ RECOMENDAÇÃO ] Quanto mais organizado melhor! O nível de detalhamento dependerá do nível de exigência da Vigilância Sanitária que te fiscaliza.

 

📍 Eu recomendo aos meus alunos e clientes de consultoria a fazer um joguinho (bloquinho) de documentos para cada fornecedor. Manter os arquivos digitalizados e quando a Vigilância Sanitária solicitar, é só imprimir e assinar.

📍 Para a identificação de cada fornecedor você pode fazer (em Word ou Excel mesmo) uma ficha ou capa com as informações resumidas e necessárias. 
 

🚩 O que eu coloco nesta ficha? 
📍 Você pode usar um modelo de base das folhas de seus POPs, se achar que fica mais fácil. 
📍 Identifique seu estabelecimento: Razão Social, nome fantasia, CNPJ, Inscrição Estadual,... Os mesmos que você usa no Manual de Boas Práticas.
📍 Identificação dos Responsáveis: Responsáveis Legais e Técnicos
📍 Dados do Fornecedor: como os que você usou para identificar seu estabelecimento, só que com os dados dele. Não se esqueça de incluir a Licença Sanitária e Autorização da Anvisa informando data de emissão e validade!
📍 Qualificação para fornecimento de: descreva o que ele te venderá. Algumas Vigilâncias Sanitárias pedem a lista de toooodos os produtos que você irá comprar dele incluindo identificação de categoria, registro MS, etc...😨

 

👉 Calma! A maioria das Vigilâncias Sanitárias (VISA) pedem para você identificar as categorias: MIP, Medicamentos não sujeitos a controle especial, medicamentos sujeitos a controle especial, termolábeis, cosméticos, alimentos permitidos, etc... E, mesmo que a VISA peça a relação completinha, produto a produto, provavelmente você já tem isso. Depende do sistema que a sua drogaria usa, e do nível de detalhamento que consta nele. No cadastro usado no sistema, geralmente você consegue gerar arquivos por fornecedores com a relação de produtos. Então é só imprimir para usar como um anexo.

 

📍 A ficha deve ter a data de aprovação (‘Fornecedor Qualificado’) e a assinatura dos responsáveis pela aprovação, incluindo os Farmacêuticos. 

 

👉 Agora é só anexar os documentos!

 

Nível ‘hard’ 😄, i.e., VISAs muuuuito exigentes, lista completa! 
🎯Para Distribuidoras, solicitar:
📍 CNPJ e Inscrição Estadual (com os números, você consegue puxar pela Internet)
📍 Alvará de Localização emitido pela Prefeitura
📍 Licença Sanitária da VISA local 
📍 Certidão de Regularidade (CRF ou CRQ conforme o tipo de distribuidora)
📍 Autorização da Anvisa 
📍 Carta de Credenciamento do Fabricante (emitida pela indústria para aquele distribuidor)
📍 Habilitação do Farmacêutico Responsável (quando for o caso)

 

🎯 Se for comprar diretamente da indústria, não terá a carta de credenciamento do fabricante, mas deverá solicitar o Certificado de BPF (pode ser a publicação em DOU).

 

⚠ Não esqueça de conferir os documentos! Mesmo quando me enviavam todos os documentos, eu conferia nos sites da Receita Federal, Sintegra, Anvisa, etc. Não é exagero, não. É que ‘sem querer’ te enviam documentos de uma filial da distribuidora misturado com de outras, fornecedor batendo a sua porta querendo vender categoria de produto para a qual não possui licenciamento, com documentos vencidos, etc.

 

👉 Anualmente os distribuidores solicitam os documentos dos estabelecimentos, das farmácias e drogarias. Porque eles também devem manter registro de ‘para quem vendem’. Nessa mesma época eu já solicitava os documentos deles também. Tipo "trocar figurinha" rsrs Tá, isso não deve ser da sua época... rsrs
 

⚠⚠ DUAS DICAS QUE DOU EM MEUS CURSOS E CONSULTORIA ⚠⚠

[ DICA-1 ] Só vai dar trabalho fazer a primeira vez. E nem é tanto assim! Mantenha os arquivos com os dados de cada fornecedor já salvos (de preferência em nuvem para não perder se trocarem o computador e não te avisarem... rs). Se tiver um novo fornecedor é só copiar, colar, alterar os dados e salvar.

 

[ DICA-2 ] Geralmente os fornecedores demoram um pouquinho para enviar os documentos. Então é melhor já ter isso pronto antes da VISA te cobrar. Geralmente nas inspeções em que solicitam documentos, eles concedem um prazo para você preparar toda a documentação solicitada e levar para os fiscais. Esse tempo varia muuuuito! Dependerá das condições higiênico-sanitárias, ausência de documentos obrigatórios (como este) e outros no momento da fiscalização. O prazo mais comum aqui no município do Rio de Janeiro é de 30 dias, mas já vi Termos para serem cumpridos em 24h, 48h, 1 semana... Lembre que a documentação que atesta que você faz a Qualificação de Fornecedores é obrigatória. O ceeeerto é já estar pronta para ser apresentada no ato da fiscalização.

 

Espero ter ajudado! Gostaria de pedir um favor... 😊 até para eu possa saber se você está gostando dos conteúdos que estou disponibilizando aqui. Se você gostou da nossa segunda 4Farma Class Especial, deixe seus COMENTÁRIOS aqui em baixo 😉. Seus comentários são muito importantes!

 

Você também pode contribuir com seus amigos Farmacêuticos ou futuros Farmacêuticos. Clique aqui em baixo 👇👇👇👇 e COMPARTILHE em sua rede social preferida. 

 

Muito obrigada novamente!

Um grande abraço e até o nosso próximo encontro 😉

Isabel Schittini

 

Links das normas citadas:

RDC 44/09, AQUI
Portaria SVS/MS 802/98, AQUI
Resolução CFF 596/14 – Código de Ética, AQUI

 

 

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FARMACÊUTICA

Consultora e Palestrante

CRF 6.889/RJ

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