O Que é e Como aplicar o Sistema PVPS em sua Farmácia ou Drogaria
Como é a organização dos medicamentos em sua Farmácia? E os demais produtos? Você sabe o que é e como aplicar o Sistema PVPS? Pode ser usado em qualquer farmácia ou drogaria?
Confira nessa 4FarmaClass! 😉
O assunto da 4FarmaClass Especial de hoje é:
O QUE É E COMO APLICAR O SISTEMA PVPS EM SUA FARMÁCIA OU DROGARIA
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Minha missão é descomplicar a sua atuação como Farmacêutico em Farmácias e Drogarias 😉
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👉 Você sabe o que é Sistema PVPS?
4 segundos para pensar...
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👉 Vamos lá...
PVPS = Primeiro a Vencer, Primeiro a Sair
PEPS = Primeiro que Entrar, Primeiro a Sair
[PEPS também pode ser adotado como Primeiro que Expira, Primeiro que Sai]
Ou em inglês:
FEFO = First Expire, Fist Out
FIFO = First In, Fist Out
👉 Na teoria temos dois entendimentos:
1️⃣ PEPS ou FIFO: onde o principal ponto é a ordem cronológica. Ou seja, os que “entram” (são comprados) primeiro, devem ser vendidos primeiro.
Porém... Em uma Farmácia ou Drogaria você pode receber reposição de estoque de diferentes fornecedores. E não necessariamente o que você recebe hoje terá um prazo de validade superior aos itens que ainda tem em estoque. E com isso, temos:
2️⃣ PVPS ou FEFO: quando o mais importante é a data de validade dos produtos, independente de quando chegaram na Farmácia ou Drogaria. I.e., o produto que vencer primeiro, obrigatoriamente deve ser vendido primeiro.
👉 Logo... Para garantir a eficiência e qualidade do procedimento, você deve levar em consideração a data de validade dos produtos, e não apenas quando foram recebidos.
O termo mais comum em drogarias é PEPS, que pode ser usado também como o Primeiro que Expira e o Primeiro que Sai, e assim adotamos o critério de vender, dispensar, primeiro os produtos com validade mais curta.
👉 Na Farmácia basicamente são adotados dois modelos de conferência da validade de produtos:
➡️ A conferência inicial que é realizada no recebimento dos produtos
➡️ E a conferência periódica, que é quando é feita a avaliação das validades dos produtos já em estoque.
Nesses dois momentos, um dos itens avaliados é a validade. E é na conferência periódica que é avaliado se o sistema PVPS está sendo corretamente utilizado.
🚩 Qual é a importância de adotar o sistema PVPS? 🤔
👉 São alguns pontos que você precisa ter em mente:
➡️ Um dos itens de qualidade dos produtos expostos para a comercialização é a validade. Você tem que garantir que todos os produtos estão na validade e que possuam um prazo de validade mínimo que garanta o consumo completo de todo o produto ANTES de vencer, seja ele um medicamento ou não. Além de ser um requisito das Boas Práticas, da RDC 44/09, também é exigido pelo PROCON.
➡️ Quando a organização dos produtos é feita de forma correta, minimiza as perdas de produtos por vencimento. Isso porque evita que itens com validade mais cura sejam “empurrados para o fundo da prateleira”. Esse sistema faz parte de uma Gestão de Estoque e Prevenção de Perdas eficientes.
➡️ Como reduz as perdas por vencimento, contribui com a minimização da geração de resíduos, conforme a RDC 222/18, e que deve fazer parte do seu PGRSS.
Dentre outros...
🚩 E como faço esse sistema PVPS? 😕
👉 Tem farmácia que possui sistema de gestão de estoque que controla inclusive a validade de todos os itens do estabelecimento. Mas a realidade da maioria das farmácias não é bem essa... Muitas tem um sistema mais simples e não geram esses indicadores ou mapas com os produtos próximos ao vencimento.
Mesmo que o seu sistema não ofereça uma ferramenta de gestão como essa, você pode (e deve) fazer, mesmo que manualmente. Ou seja, olhando caixinha por caixinha, vidrinho por vidrinho...
👉 Para organizar usando esse sistema é até bem simples:
Um mesmo produto, com a mesma apresentação comercial, em seu ponto de armazenagem ou estocagem:
📌 Os itens com validade MENOR devem ficar na FRENTE ou SOBRE os demais. Assim quando for pegar “uma caixinha” para vender, a que vence primeiro estará mais facilmente alcançável. E será logo vendida.
🚩 Isso parece bem simples. Qual é o problema? 🥱
👉 Se você trabalha em farmácia ou drogaria, já deve ter percebido que o “simples” nem sempre é o feito 🙄
Já observou seus funcionários guardando os produtos?
Continue lendo abaixo...
👉 Geralmente estão conversando e até cantarolando... Mas nem sempre a atenção está voltada para a tarefa em si. É mais fácil só pegar as caixinhas que chegaram e “empurrar” na frente das que já estão na prateleira...
Tem ainda os que fazem um PVPS ou PEPS "Fake”: Puxam as caixinha que já estão na prateleira para frente, e colocam a novas atrás. Isso sem conferir nenhuma validade. Ora... Se você não tem como garantir que a validade do que acabou de receber é maior do que os itens em estoque, também não pode garantir que os itens em estoque vão vencer primeiro...
Nem todos retiram os produtos que já estão na prateleira, conferem a validade, organizam por vencimento... Isso sem falar em conferir a integridade das embalagens e limpeza...
🎯 7 passos Simples para adotar o Sistema PVPS ou PEPS em sua Farmácia ou Drogaria:
✅ Conferência da validade no recebimento
✅ Armazenagem e estocagem sempre usando o sistema PVPS
✅ Incluir no Monitoramento periódico por amostragem, a conferência sobre o sistema PVPS
✅ Conferência periódica dos produtos, incluindo a avaliação do sistema PVPS
✅ Treinamento de todos os funcionários que realizam as etapas de conferência inicial e/ou periódica, armazenagem e estocagem.
✅ Manter registro desses treinamentos.
✅ Ter todos esses procedimentos descritos em POPs, com registro da qualidade.
[DICA]
Arrumar os itens não é uma tarefa difícil, mas é bem chatinha. Se o seu funcionário não PERCEBE que o que faz tem importância e que será avaliado, acaba não fazendo. É recomendável que você adote um critério de monitoramento.
Por exemplo, uma vez por mês faça uma conferência dos produtos armazenados e estocados, por amostragem, em todas as seções. Parabenize os funcionários que organizam e limpam corretamente suas seções e reoriente os que precisam melhorar.
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Muito obrigada!
Um grande abraço e até o nosso próximo encontro 😉
Isabel Schittini
Créditos das imagens: Freepik
