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POPs Obrigatórios em Farmácias e Drogarias

05/09/2017

 

🔊 Como estão os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) de sua Farmácia e Drogaria? Estão atualizados? Seguem as regras cobradas pelas Vigilâncias Sanitárias? Você já possui todos os POPs que são obrigatórios?

 

😠 Quantas perguntas?... rsrs

Mas esses questionamentos são importantes. Acredite!

POPs são cobrados em quase todas as inspeções da Vigilância Sanitária (VISA) para o Licenciamento. Claro, cada VISA possui um nível de cobrança e exigências. Existem regras locais, mas todas são fundamentadas nas Boas Práticas de Farmácia, a RDC 44/2009 da Anvisa. 

 

Seja muito bem-vindo a nossa nova 4Farma Class Especial! O tema de Hoje é: POPs Obrigatórios em Farmácias e Drogarias

 

Mais uma vez meu [ AGRADECIMENTO ] a você! 🙏 Obrigada!!! Por curtir e deixar seus comentários aqui nos posts. Isto é mais importante do que você imagina. Com sua interação aqui, eu posso entender se os conteúdos que compartilho gratuitamente com você são relevantes para a sua atuação em farmácias e drogarias. Depois de ler o post não se esqueça de CURTIR e deixar seus comentários. Minha missão é descomplicar a sua atuação como Farmacêutico em Farmácias e Drogarias 😉

 

Não espere o final do ano! Olha a procrastinação...

Os POPs devem estar prontos e atualizados quando a Vigilância Sanitária chegar a sua farmácia ou drogaria. E eu te pergunto novamente: Sua Farmácia ou Drogaria...

1. Possui todos os POPs obrigatórios?

2. estão com todos os campos obrigatórios?

3. Estão revisados e atualizados?

4. Há quanto tempo você não não olha para eles?...

 

Eu tinha uma rotina para as revisões de POPs. Quase um ritual de final de ano -início de ano novo... rsrs Era hora de reorganizar toda a documentação do estabelecimento. Descartar os documentos que pode ser descartados. Verificar o que precisa ser renovado... Rotina de todos os anos. Mas... Se você ainda não fez isso este ano, ou mesmo se assumiu a pouco tempo como Farmacêutico desse estabelecimento, melhor dar uma olhadinha. 

 

A maioria das Vigilâncias Sanitárias possui como item obrigatório em inspeções para o Licenciamento Sanitário a apresentação do Manual de Boas Práticas (MBP) e os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs). São obrigatórios para todas as farmácias e drogarias, independente do porte, da localização, do número de colaboradores, se pertence a uma rede ou se é independente. Os POPs já eram tratados desde a RDC 328/1999, mas foi com a RDC 44/2009 – Boas Práticas de Farmácia – que foram estabelecidos os POPs obrigatórios. A RDC 44/09 trata o mínimo de POPs que o estabelecimento deve ter. Conforme as atividades realizadas, pode ter outros. Assim como podem existir normas locais que ampliam o número de POPs Obrigatórios. Vamos tratar aqui das Normas Federais. Ok?

 

📌 Você sabe qual é a diferença entre o MBP e um POP? 

Responda em 4 segundos... 😄

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O fiscal que vai inspecionar sua farmácia sabe. Então você precisa saber também...

👉 MBP: é o documento que vai estabelecer e descrever o estabelecimento de uma forma geral:

📍 A quem pertence esse manual? Dados da empresa como razão social, nome fantasia, endereço, CNPJ, licenças, horário de funcionamento... Se for rede deve constar os dados da filial (é para o estabelecimento!).

📍 Quem são os Responsáveis pelo estabelecimento? Farmacêuticos, número de CRF e horários. Nome dos Responsáveis / Representantes Legais...

📍 Quais são os produtos comercializados? Categorias (ex. cosméticos, produtos de higiene pessoal, maquiagem, medicamentos termolábeis, etc)

📍 Quais são os serviços que presta? Serviços Farmacêuticos? Entrega em domicílio? Venda remota?...

📍 Dados gerais de RH: organograma, cargos, responsabilidades e atribuições (não é usual nem recomendável colocar o nome das pessoas nessa parte, prefira especificar por cargos). Tem Vigilâncias que pedem para identificar a quantidade de colaboradores de cada cargo (quadro completo normal da farmácia).

 

👉 POP: detalha o que deve ser feito, como deve ser feito, por quem deve ser feito, quando deve ser feito, o passo a passo....

😒 Chaaaato!!! rsrs Depois que você aprende a fazer, não é.

 

Você tem algumas opções:

1. Pesquisar no Dr Google e copiar um modelo

2. Comprar os POPs prontos que vemos anunciando na Internet.

3. Aprender como se faz e implantar POPs que refletem a realidade do seu estabelecimento (além de ser uma competência extra e um diferencial para você).

Qual é a resposta correta?

A 3ª, claro 😉

 

Toquei neste ponto porque frequentemente vejo colegas pedindo POP disso ou daquilo nas redes sociais. Se você nunca fez um POP, pode sim pegar um modelo como base. Mas cuidado com o ‘Copia e Cola’..

 

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🚩 Ah! Mas é mais fácil! Dá muito trabalho....

👉 Trabalho você vai ter quando a Vigilância questionar os seus POPs 😉. 

Eu sei que tem alguns fiscais que só perguntam 'se tem', dão uma olhadinha e está tudo certo. E... Tem aqueles que CONFEREM o POP com os funcionários. Sim! Isso existe! Já vi na Vigilância do município de São Paulo. A fiscal pegou o POP de recebimento de mercadorias e pediu para o funcionário que tinha seu cargo designado para aquela função, descrever como deveria ser o recebimento. Isso para saber se o que ele fazia era o que realmente estava escrito. Nesta situação deu tudo certo. Mas e se o POP fosse fake? Nessa onda de ‘Copia e Cola’ também já vi fiscal autuando o estabelecimento porque o colega não se deu nem ao trabalho de colocar os dados de seu estabelecimento. O POP era de quem? Da farmácia que estava sendo vistoriada ou da que constava no MBP e POPs? 😨

 

Complicado? Não é, não. Na realidade é tão simples que as pessoas acabam complicando. Sabe aquela prova que de tão fácil começava a gerar um monte de dúvidas? É mais ou menos isso.

 

POP é a descrição simples, com linguagem clara, o mais objetivo possível, rotinas sequenciais (o que faz primeiro, e depois...). E lembre-se:

 

🎯 O conteúdo deve refletir o que é feito na prática (teoria = execução)!

 

Quem o executa deve ter condições de entender claramente cada etapa a ser cumprida e fazê-la. A melhor forma de começar? Pergunte a quem executa a ação? Aí você avalia se precisa mudar algo e escreve a sequência. É uma "receita passo a passo" do que fazer e como fazer.

 

Bem, hoje o que vamos ver é quais são os POPs obrigatórios pela RDC 44/09. Aproveite para revisar seus POPs! Você não vai querer fazer isso quando o fiscal chegar, não é? 😉

 

No 👉 MÍNIMO 👈 o estabelecimento deve manter os POPs atualizados e de acordo com o descrito no MBP (RDC 44/09, art. 86):

I - Manutenção das condições higiênicas e sanitárias adequadas a cada ambiente da farmácia ou drogaria;

II - Aquisição, recebimento e armazenamento dos produtos de comercialização permitida;

III - Exposição e organização dos produtos para comercialização;

IV - Dispensação de medicamentos;

V - Destino dos produtos com prazos de validade vencidos;

VI - Destinação dos produtos próximos ao vencimento;

VII - Prestação de serviços farmacêuticos permitidos, quando houver;

VIII - Utilização de materiais descartáveis e sua destinação após o uso; e

IX - Outros já exigidos nesta RDC.

 

🎯 Agora vamos aos comentários...

 

🚩 Por que ‘"de acordo com o MBP"?

👉 Exemplo, no MBP você descreve que seu estabelecimento possui salão de atendimento e vendas ao cliente, estoque, dois banheiros e gerência. Então quando for fazer o POP de limpeza, por exemplo, deverá tratar de cada área. Se indicar que possui serviços farmacêuticos (especificar quais), deverá ter POP para cada tipo de serviço...

 

📌 I - manutenção das condições higiênicas e sanitárias adequadas a cada ambiente da farmácia ou drogaria

👉 Foi o exemplo que dei acima. Como deve ser limpo cada ambiente? Usa vassoura? Pano úmido? O mesmo pano que passa no chão do salão da loja pode ser usado para limpar a cabine de injetáveis? Com o que se limpa? Quais os produtos? Quem limpa? Quando limpa? Etc...

 

Algumas Vigilâncias já cobram a ficha de registro de limpeza para drogarias.

 

📌 II - aquisição, recebimento e armazenamento dos produtos de comercialização permitida

👉 Você pode quebrar esse em 3 partes, por exemplo. Eu acho mais fácil descrever separadamente as atividades de aquisição, recebimento e armazenamento. Não se esqueça da área de Estocagem!

 

🚩 Ahhhh! Mas não sou eu que compro?

👉 Mesmo assim tem que descrever no POP. Quem compra? Quais são os fornecedores (incluir qualificação de fornecedores)? Etc....

 

📌 III - exposição e organização dos produtos para comercialização

👉 Quem organiza ou repõe a mercadoria? Onde são organizadas? Como é a separação por categorias? Termolábeis? Controlados?

 

Incluir neste POP (ou se preferir, pode ser um POP a parte) o controle de temperatura de geladeira de termolábeis, e o controle de temperatura e umidade ambiente.

 

📌 IV - dispensação de medicamentos

👉 Esse eu acho o mais trabalhoso! Os POPs que já fiz, e não foram poucos, sempre quebrei esse em temas menores. Ficava mais fácil para descrever, consultar e atualizar.

 

[ SUGESTÃO ] Separar por tipo de dispensação: MIP, tarjados (simples), termolábeis, intercambiáveis, antimicrobianos, controlados....

 

📌 V - destino dos produtos com prazos de validade vencidos

👉 Seja medicamento, cosmético, alimento, fralda, esmalte, seringa, etc...

📍 Primeiro: identificar os tipos de resíduos gerados.

📍 Segundo: Descrever o que é feito com TODOS os tipos de produtos quando vencem. Especificar os que precisam de coleta diferenciada: Qual empresa faz a coleta? Com qual frequência? Qual é o destino final? Gera algum documento? Quais? Cópia dos documentos de licenciamento dessa empresa. Etc...

 

Neste você pode incluir o PGRSS como anexo. O ⚠ PGRSS ⚠ também é um documento obrigatório para as farmácias e drogarias!

 

📌 VI - destinação dos produtos próximos ao vencimento

⚠ Atenção! Produtos e não apenas medicamentos!

👉 Sempre nas minhas turmas de Boas Práticas perguntam:

 

Com quanto tempo antes de vencer um produto deve ser retirado do ponto de venda?

 

👉 E agora eu vou revelar que... não existe uma regra. Pelo menos, não nas normas federais.. 

 

🎯 O que existe: o consumidor deve ter tempo suficiente para consumir TODO o conteúdo do produto ATÉ a data de validade da embalagem. Deve constar de forma clara no POP qual é o critério adotado pela empresa! Geralmente as empresas criam padrões como 30 dias antes de vencer, ou 60 dias antes de vencer. E tratam as exceções, como exceções realmente.

 

Por exemplo, Vitamina com 500 cápsulas, 1 cápsula/dia, o que corresponde a 500 doses (ou dias). Para esse produto, eu preciso retirar do ponto de vendas com 500 dias antes do vencimento.

 

Isso não é só pela Anvisa! Envolve PROCON também!

 

Aí você faz aquelas "ofertas" com o que está próximo ao vencimento... Para não “perder mercadoria”... Pode ser feito: desde que o consumidor tenha pleno conhecimento, no ato da compra, que a validade é curta. Ele deve ser orientado quanto a isso OBRIGATORIAMENTE.

 

📌 VII - prestação de serviços farmacêuticos permitidos, quando houver

👉 Se houver os serviços farmacêuticos, além de relacionar quais no MBP, deve ter um POP para cada um. Na RDC 44/09 constam pontos obrigatórios para cada tipo de serviço.

 

Se não realizar nenhum dos Serviços, só informar no MBP que não os realiza.

 

📌 VIII - utilização de materiais descartáveis e sua destinação após o uso

👉 Nos serviços que realiza é necessário algum material descartável? Luvas, seringas, agulhas, lancetas...? Se for necessário, informar destinação final.

 

Algumas pessoas incluem esse tópico dentro do POP do serviço correspondente.

 

📌 IX - outros já exigidos nesta Resolução.

🚩 Quais? 😒

👉 O que deve ser feito com os produtos danificados, sob suspeita de falsificação, adulteração ou alteração?

👉 Possui armazenamento de produtos corrosivos, inflamáveis ou explosivos? 👉 Como é o transporte do produto para dispensação solicitada por meio remoto?

👉 Quais equipamentos você possui no estabelecimento (para uso) e a calibração destes.

👉 Se tiver manipulação, envolve todos os processos desde a matéria prima até o produto final.

 

🎯 Não deixe de revisar a RDC 44/09 e as normas de sua Vigilância Sanitária local para saber quais outros podem ser necessários. Por exemplo, em Niterói/RJ a Vigilância cobra anexo ao MBP e ao PGRSS, o PCMSO e o PPRA. No município do Rio de Janeiro/RJ tem que incluir a origem da água utilizada no estabelecimento, certificado de limpeza da caixa d’agua e certificado de potabilidade (quando aplicáveis).

 

🎯 2 Passos Simples: 

Primeiro passo: verificar se seu estabelecimento possui MBP e todos os POPs obrigatórios.

✔ Segundo Passo, se possuir: revisá-los. Geralmente as Vigilâncias cobram uma frequência de atualização. Mesmo que não tenha mudado nada, tem que emitir uma nova versão com data atualizada.

✔ Segundo Passo, se NÃO possuir: é começar a montá-los. Pode ser um pouco complexo para quem está começando. Mas POP é simplesmente a descrição do que deve ser feito. Tem campos obrigatórios, mas a descrição pode ser em um simples fluxograma.

 

Hoje vimos os POPs que são obrigatórios. Como elaborar é beeeem mais detalhado. Em cursos normalmente levo 6h (ou mais) para poder esclarecer todos os pontos. Mas esse já é o começo: Saber quais são os POPs mínimos obrigatórios para seu estabelecimento 😉.

 

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Muito obrigada!

Um grande abraço e até o nosso próximo encontro 😉

Isabel Schittini  


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Crédito Imagens: Freepik

 

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